Aggelopoulos :: Δίκτυο Συνεργατών Αγγελόπουλος

Αυτοαπογραφή Επιχειρήσεων στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο

 Το δίκτυο συνεργατών Aggelopoulos  θέλει να σας ενημερώσει σχετικά με την απόφαση του Υπουργείου Ανάπτυξης   για την αυτοαπογραφή των επιχειρήσεων στο Γ.Ε.ΜΗ.

Πιο συγκεκριμένα,  ύστερα από τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 1 και της παραγράφου 1 του άρθρου 2 της Κ1-941 οικ./27.4.2012 ΥΑ, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει προκύπτει ότι υποχρέωση αυτοαπογραφής έχουν συγκεκριμένα νομικά πρόσωπα σε συγκεκριμένες προθεσμίες.

• Υπόχρεοι & προθεσμίες καταχώρισης (αυτοαπογραφής)

α) Οι εταιρίες περιορισμένης ευθύνης και οι ανώνυμες εταιρίες, των οποίων η σύσταση έχει γίνει ΠΡΙΝ τις 4/4/2011, πρέπει να απογραφούν από 2/7/2012 έως και 30/9/2012.

β) Οι ομόρρυθμες εταιρίες και οι ετερόρρυθμες εταιρίες, των οποίων η σύσταση έχει γίνει ΠΡΙΝ τις 4/4/2011, πρέπει να απογραφούν από 23/7/2012 έως και 11/10/2012.

γ) Οι αστικοί συνεταιρισμοί, στους οποίους περιλαμβάνονται και οι πιστωτικοί και αλληλασφαλιστικοί, των οποίων η σύσταση έχει γίνει ΠΡΙΝ τις 4/4/2011, πρέπει να απογραφούν από 12/10/2012 έως και 31/10/2012.

δ) Τα υποκαταστήματα αλλοδαπών α.ε και ε.π.ε. των οποίων η έναρξη οικονομικής δραστηριότητας έχει γίνει ΠΡΙΝ τις 4/4/2011 πρέπει να απογραφούν από 12/10/2012 έως και 31/10/2012.

• Διαδικασία αυτοαπογραφής

Τρόπος ηλεκτρονικής υποβολής  αυτοαπογραφής
α) Ο υπόχρεος υποβάλλει αίτηση-δήλωση είτε δια μέσω του διαδικτυακού τόπου του Γ.Ε.ΜΗ.(www.businessportal.gr) είτε δια μέσω του διαδικτυακού τόπου της βάσης δεδομένων του Γ.Ε.ΜΗ. (www.businessregistry.gr ).

β) Την σχετική δήλωση θα την υποβάλλουν τα πρόσωπα που έχουν για την εταιρεία την ευθύνη υποβολής στοιχείων στο Taxis, που διαθέτουν δηλαδή τους σχετικούς κωδικούς πρόσβασης στο Taxis για λογαριασμό της εταιρείας. Η ευθύνη ωστόσο για την υποβολή της σχετικής δήλωσης βαρύνει τους νόμιμους εκπροσώπους της εταιρείας, οι οποίοι και πρέπει να συγκεντρώσουν όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά και να πληροφορήσουν το πρόσωπο το οποίο θα υποβάλλει την δήλωση για τα στοιχεία της εταιρείας (πχ για τον ΑΦΜ του μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου της ανώνυμης εταιρείας). Οι υπόχρεοι αυτοαπογραφής δεν είναι υποχρεωμένοι πριν την έναρξη της διαδικασίας να αναζητήσουν τον Αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. που τυχόν τους έχει αποδοθεί παλαιότερα από εσωτερικές διαδικασίες των Υπηρεσιών, αν και για διευκόλυνσή τους, μπορούν να πληροφορηθούν τον ΑρΓ.Ε.ΜΗ. τους από την ιστοσελίδα της βάσης δεδομένων του Γ.Ε.ΜΗ. (www.businessregistry.gr ), εισάγοντας τον Α.Φ.Μ. τους στη σελίδα ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ, χωρίς να χρειάζονται κωδικό χρήστη και συνθηματικό εισόδου. Ωστόσο, ο ΑρΓ.Ε.ΜΗ. δεν είναι στοιχείο-κλειδί για τη διαδικασία αυτοαπογραφής επομένως είτε τους έχει αποδοθεί είτε όχι, θα ακολουθήσουν κανονικά την διαδικασία αυτοαπογραφής, εισάγοντας τα σχετικά στοιχεία. Στο τέλος της διαδικασίας εκδίδεται βεβαίωση για το συγκεκριμένο υπόχρεο στην οποία αναγράφονται ο οριστικός αριθμός Γ.Ε.ΜΗ. και η καθ’ ύλη και κατά τόπο αρμόδια για την τήρηση του Μητρώου του Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ..

Ηλεκτρονική  διαδικασία που θα ακολουθηθεί & δικαιολογητικά

γα) Ο υποβάλλων την αίτηση (εφεξής χρήστης) μπαίνει στην ιστοσελίδα του Γ.Ε.ΜΗ., επιλέγει το εικονίδιο «αυτοαπογραφή εταιρειών» και στην οθόνη που ακολουθεί πληκτρολογεί τους σχετικούς κωδικούς TAXIS.

γβ) Το πληροφοριακό σύστημα τον αναγνωρίζει και τον ανακατευθύνει στις σχετικές φόρμες, ανάλογα με την νομική μορφή του απογραφόμενου νομικού προσώπου. Εκεί ορισμένα από τα πεδία θα είναι προσυμπληρωμένα. Ο χρήστης τα ελέγχει, διορθώνει τυχόν ανακριβή και συμπληρώνει όσα από αυτά είναι κενά. Σε ορισμένα από τα πεδία, όπως πχ την επωνυμία της εταιρείας, ο χρήστης δεν θα έχει δικαίωμα παρεμβολής. Εάν ωστόσο πεδίο από τα μη επιδεχόμενα διόρθωσης πάσχει, ο χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να ανακοινώνει το πρόβλημα στην Υπηρεσία και κατόπιν να προχωρεί κανονικά στην υπόλοιπη διαδικασία της αυτοαπογραφής.

γγ) Ο χρήστης οφείλει επίσης να αναρτήσει τα έγγραφα που απαιτούνται κατά περίπτωση (βλ. παρακάτω ενότητα «Παραρτήματα» της παρούσας εγκυκλίου). Για παράδειγμα, για τις ανώνυμες εταιρίες απαιτείται το ισχύον καταστατικό, όπως αυτό είναι καταχωρισμένο στο οικείο Μητρώο Ανωνύμων Εταιριών. Τα σχετικά έγγραφα θα πρέπει να αναρτώνται σε μορφή κειμένου (.doc, χωρίς εικόνες), και όχι ως σκαναρισμένα αντίγραφα ή οποιαδήποτε άλλη μορφή pdf, εκτός από συγκεκριμένες εξαιρέσεις οι οποίες θα πρέπει να αναρτώνται ως Pdf., όπως αυτές αναφέρονται κατωτέρω, προκειμένου να προκύπτει ο εκδότης του εγγράφου ή ο επικυρώσας αυτό ως ακριβές αντίγραφο εκ του πρωτοτύπου. Εξυπακούεται ότι στην περίπτωση ανάρτησης .doc, το αναρτώμενο έγγραφο δεν θα φέρει τις υπογραφές ως ακριβές αντίγραφο, ωστόσο δηλώνεται από τον υπόχρεο ότι είναι αληθές, ακριβές και όμοιο με το τηρούμενο από την αρμόδια Αρχή. Ο τελικός έλεγχος (αντιπαραβολή) θα γίνει από την αρμόδια για τον υπόχρεο υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ., μόλις παραληφθούν τα σχετικά έγγραφα, επικυρωμένα από την αρμόδια μέχρι τότε για τον υπόχρεο Αρχή. Η κατά περίπτωση αρμόδια Υπηρεσία ΓΕΜΗ θα είναι επίσης αρμόδια για τυχόν έλεγχο και διόρθωση των πεδίων εκείνων που ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα να μεταβάλει (βλ. αμέσως προηγούμενο βήμα γβ).

Ωστόσο, σε περίπτωση που δεν καταστεί δυνατόν να αναρτηθούν τα ψηφιακά αντίγραφα των εγγράφων, τότε ο υπόχρεος, εκτός από τα πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα των εγγράφων που αποστέλλει με συστημένη επιστολή ή προσκομίζει στην αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. εντός πέντε (5) μηνών, προκειμένου να γίνει ο τελικός έλεγχος και να αρχειοθετηθούν στο Φάκελο, συνυποβάλλει επίσης και τα ηλεκτρονικά αντίγραφα αυτών. Προσοχή: Η προθεσμία των 5 μηνών άρχεται από την έναρξη ισχύος της Κ1-941 οικ./27.4.2012, και άρα από τις 2-7-2012, και όχι από την ημερομηνία ολοκλήρωσης της αυτοαπογραφής του εκάστοτε υπόχρεου. Σημειώνεται επίσης ότι εάν πριν την πάροδο της προθεσμίας των 5 μηνών ο υπόχρεος ζητήσει την έκδοση πιστοποιητικού ή βεβαίωσης ή θελήσει να προβεί σε οποιαδήποτε μεταβολή στοιχείων της εταιρείας του, απαιτείται η άμεση προσκόμιση στην Υπηρεσία ΓΕΜΗ των πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων.

γδ) Επισημαίνεται ότι ακόμα και στην περίπτωση που η ανάρτηση των ψηφιακών αντιγράφων στο σύστημα αυτοαπογραφής ολοκληρωθεί χωρίς προβλήματα εξακολουθεί να υπάρχει υποχρέωση για αποστολή ή προσκόμιση των πρωτότυπων εγγράφων ή επικυρωμένων αντιγράφων αυτών στην κατά περίπτωση αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. μέσα σε πέντε (5) μήνες (είτε με συστημένη επιστολή είτε από τον υπόχρεο). Προσοχή: Και εδώ, η προθεσμία των 5 μηνών άρχεται από την έναρξη ισχύος της Κ1-941 οικ./27.4.2012, και άρα από τις 2-7-2012, και όχι από την ημερομηνία ολοκλήρωσης της αυτοαπογραφής του εκάστοτε υποχρέου. Και σ’ αυτή την περίπτωση εάν πριν την πάροδο της ως άνω προθεσμίας των 5 μηνών, ο υπόχρεος ζητήσει την έκδοση πιστοποιητικού ή βεβαίωσης ή θελήσει να προβεί σε οποιαδήποτε μεταβολή στοιχείων της εταιρείας του, απαιτείται η άμεση προσκόμιση στην Υπηρεσία ΓΕΜΗ των πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων (βλ. και προηγούμενο βήμα γγ)

γε) Στο τέλος της διαδικασίας «ηλεκτρονικής» αυτοαπογραφής, το σύστημα θα εκδίδει εκτυπώσιμη βεβαίωση η οποία θα περιλαμβάνει τον ΑρΓ.Ε.ΜΗ. του υπόχρεου και την αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ.

Εναλλακτική διαδικασία απογραφής

α) Εναλλακτικά, και εάν ο υπόχρεος για οποιονδήποτε λόγο δεν υποβάλλει ηλεκτρονικά με την ως άνω διαδικασία την αίτηση-δήλωση αυτοαπογραφής, οφείλει να την υποβάλει στα γραφεία της καθ’ ύλη και κατά τόπο αρμόδιας για την τήρηση του Μητρώου τους Υπηρεσίας Γ.Ε.ΜΗ.. Στην περίπτωση αυτή, τα έγγραφα που συνυποβάλλονται πρέπει να προσκομίζονται τόσο σε ηλεκτρονική μορφή όσο και σε πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα.

Επισημαίνουμε εδώ ότι οι Υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ. λειτουργούν στα κατά τόπους Εμποροβιομηχανικά, Επαγγελματικά και Βιοτεχνικά Επιμελητήρια της χώρας, και όχι σε άλλα επιμελητήρια όπως το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος, το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο Ελλάδος κτλ.